Projet financé par Affaires Mondiales Canada (AMC) dans la région du Sahel
Statut
Permanent à temps plein (35 heures/semaine)
Lieu de travail
Montréal, Québec
Date de début
Aussitôt que possible
Numéro de concours
SPI-ASAF-05-23-S
Fin du concours
7 juin 2023
Pour postuler
Faire parvenir un CV et une lettre de présentation à : rh.hr@devp.org
Nous encourageons les membres des groupes d’équité en matière d’emploi à poser leur candidature.
Seules les personnes candidates ayant le droit de travailler au Canada seront considérées pour ce poste.
L’organisation
Développement et Paix-Caritas Canada est l’organisme officiel de solidarité internationale de l’Église catholique canadienne et l’une des principales organisations canadiennes de développement international. Cet organisme appuie des partenaires locaux dans plusieurs pays du Sud. Grâce à un réseau de membres présents partout au Canada, Développement et Paix-Caritas Canada sensibilise la population canadienne aux causes de la pauvreté et de l’injustice dans le monde et la mobilise dans des actions de changement social.
Responsabilités
Sous la responsabilité de la personne directrice du Service et sous la coordination de la personne chargée du suivi administratif et budgétaire, la personne agente de suivi administratif et financier est responsable d’assurer le suivi administratif et le suivi financier des projets du Services des programmes internationaux et de fournir l’appui nécessaire à la bonne réalisation des activités du Service.
Il/elle assure la gestion administrative et financière des projets selon les procédures établies et les exigences spécifiques des bailleurs de fonds, en collaboration avec les personnes chargées de programme, l’unité d’appui (UDA) des services des programmes internationaux, ainsi que les organisations partenaires locales.
En plus d’assurer le suivi budgétaire des projets qui peut inclure la consolidation et la soumission des prévisions budgétaires et des rapports financiers aux bailleurs de fonds, la personne joue un rôle important au niveau du renforcement de capacités en gestion financière des partenaires locaux et de la conformité. Elle fait aussi au besoin, le pont avec l’équipe des services administratifs et financiers de Développement et Paix.
Principales fonctions:
Assurer le suivi administratif des dossiers de programmation
- Gère les dossiers selon le cycle de vie d’un projet, soit de l’ouverture à l’archivage, et s’assure que le tout respecte nos exigences administratives.
Assurer le suivi administratif et financier des projets
- Assure la coordination et la préparation des documents de projets sous sa responsabilité (formulaires de prévisions budgétaires, de demandes de fonds et de rapports financiers) en coordination avec la personne chargée d’administration et de suivi budgétaire et la personne chargée de programme.
- Effectue le suivi et l’analyse des budgets, des dépenses, des rapports financiers et des pièces justificatives en s’assurant de l’admissibilité des dépenses et de leur codification appropriée.
- Assure le contrôle des fonds (entrées et sorties) en monnaie locale du partenaire ainsi qu’en dollars canadiens pour maintenir un contrôl des balances (reliquats) et des taux de change selon les exigences du bailleur.
- S’approprie rapidement le programme, les procédures de l’organisation, du bailleur de fonds et du partenaire local.
- S’assure de la réception d’information provenant du logiciel comptable utilisé par le partenaire local (ex. grand livre, balance, fichier Excel, etc.).
- Prépare et consolide les rapports financiers des partenaires et les dépenses locales de DPCC sur un seul document Excel qui supporte le remplissage des gabarits de rapportage financier du bailleur.
- Coordonne la centralisation des documents de reddition des comptes et l’enregistrement des pièces justificatives via un système d’archivage simple.
- S’assure que les procédures comptables pour une gestion efficace soient accessibles et comprises, en mettant en place en début de projet, des procédures budgétaires, des outils de gestion et des contrôles financiers conformément à l’Accord de Contribution avec le bailleur de fonds, et du protocole d’entente signé entre l’Organisation et le partenaire local.
- Révise le manuel de gestion du partenaire local et au besoin, l’adapte pour tenir compte des spécificités du bailleur de fonds et du projet en collaboration étroite avec le partenaire local.
- Assure la préparation des paiements et des avis de paiements au partenaire local et fait le suivi des formulaires d’accusé de réception des fonds.
- Assure la conformité des processus d’appel d’offres et d’achats les plus importants avec les procédures et les politiques décrites.
- Vérifie la conformité des contrats locaux de sous-traitance et coordonne les aspects administratifs relatifs à la mobilisation de ressources humaines ponctuelles au Canada.
- Assure, au besoin, la communication avec le bailleur de fonds concernant les aspects financiers du projet .
- Soutient l’Organisation et le partenaire local en cas d’audit financier en cours de projet et pour l’audit externe à la fin du projet.
Renforcement des capacités financières locales
- Offre un accompagnement continu et un appui-conseil au partenaire local, incluant des ateliers renforcement de capacités de gestion financière et conformité.
- Organise la formation du partenaire local sur les coûts admissibles du projet, la classification des dépenses, le suivi budgétaire, le rapportage financier, la bonne utilisation des canevas et les procédures de contrôle interne via la familiarisation de l’équipe locale avec le manuel de gestion.
- S’assure que le manuel de gestion du partenaire local soit synthétisé sous forme de guide pratique afin d’assurer conformité, contrôle et cohérence.
Fournir un appui administratif au Service
- S’assure du bon fonctionnement des équipements, facilite le travail de tous les membres du Service (logistique des réunions, missions-délégations, etc.) et assume toute autre responsabilité connexe ;
Fournir un appui à la direction et à la personne chargée d’administration et suivi budgétaire
- Procure l’aide nécessaire à l’élaboration de divers documents, analyses et rapports;
- Contribue au développement des outils de gestion du Service et participe à l’élaboration des procédures administratives et à leur mise à jour ;
- Participe à l’archivage des documents du service.
Qualifications requises
Scolarité
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité, finances, en administration ou l’équivalent
- Baccalauréat en finances, en comptabilité ou en administration des affaires (un atout)
Langues
- Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit
- Bonne connaissance de l’espagnol écrit
- Portugais fonctionnel (atout)
Logiciels utilisés
- Maîtrise de Microsoft Office 365, en particulier Excel (niveau intermédiaire-avancé ex : Tableaux croisés, somme conditionnelle, Recherchev (Vlookup))
- Connaissance d’un logiciel de base de données – Système de gestion de projets
Expérience
- Trois ans d’expérience pertinente en suivi administratif et financier
- Expérience de suivi administratif et financier et rapportage en coopération internationale avec des bailleurs des fonds gouvernementaux (un atout)
Connaissances particulières
- Sensibilité aux réalités politiques, socio-économiques et aux enjeux du développement international
- Connaissance de l’Église et de ses engagements en matière de justice sociale
- Bonne connaissance des procé
- dures et exigences financières et de conformité des principaux bailleurs de fonds (un atout)
- Maîtrise de la gestion de budget et du suivi administratif et financier
- Connaissance en comptabilité
- Bonne compréhension du cycle de gestion de projet
- Savoir créer des outils de travail, y compris des canevas, et faciliter leur appropriation par les équipes locales
Qualités recherchées
- Excellent sens de l’organisation, de la planification et des responsabilités
- Bon facilitateur et vulgarisateur en termes de formation et renforcement de capacités locales
- Méthodique, systématique, autonome et capacité de prise d’initiatives
- Aptitudes pour le travail d’équipe
- Excellente gestion des priorité et capacité de travailler sous pression
- Disponibilité et flexibilité
- Minutie et souci de la qualité du travail dans les délais prescrits
- Débrouillardise
Disponibilité
- Disponibilité à voyager à l’étranger occasionnellement
Conditions de travail
- Salaire et avantages sociaux concurrentiels selon la convention collective.
- Régime d’assurance collective et régime de retraite.
- Accumulation de 8% de vacances après un an de service.
- Possibilité d’un mode de travail hybride (télétravail et présence au bureau).